راهنمای کامل استفاده از آفیس رایگان مایکروسافت

خبر خوب برای کاربرانی که همیشه به دنبال یک نسخه رایگان و ساده از آفیس بودند؛ از امروز می‌توانید بدون نیاز به خرید اشتراک Microsoft 365 از نرم افزارهای محبوب آفیس مانند Word، Excel و PowerPoint استفاده کنید. البته این نسخه رایگان بدون محدودیت هم نیست، مایکروسافت همچنان شما را مجبور می‌کند که فایل‌ها را فقط روی OneDrive ذخیره کنید و بسیاری از امکانات حرفه‌ای نسخه پولی نیز حذف شده‌اند. اما چطور می‌توان آفیس قانونی رایگان را نصب و از آن استفاده کرد؟ برای استفاده از آفیس اورجینال رایگان با . همراه شوید.

فهرست مطالب این مقاله:

– چگونه نسخه رایگان مایکروسافت آفیس را فعال کنیم؟

– محدودیت‌های نسخه رایگان Microsoft 365

– مزایای استفاده از آفیس رایگان

– جمع‌بندی: آیا نسخه رایگان آفیس انتخاب مناسبی است؟

– سوالات متداول

چگونه نسخه رایگان مایکروسافت آفیس را فعال کنیم؟

برای استفاده رایگان از Microsoft Office، مانند همه نسخه‌های معمولی آفیس، ابتدا باید Microsoft 365 را روی سیستم خود دانلود و نصب کنید. برای دانلود نسخه رسمی Office 365 رایگان می‌توانید به وب سایت رسمی مایکروسافت مراجعه کنید.

برنامه را اجرا کنید و وارد حساب کاربری نشوید

برای نصب و راه‌اندازی آفیس قانونی، پس از نصب Microsoft 365 یکی از برنامه‌های ورد، اکسل یا پاورپوینت را باز کنید. در این قسمت مایکروسافت از شما می‌خواهد که وارد حساب کاربریتان شوید، اما گزینه “Skip for now” را در گوشه پایین سمت چپ صفحه انتخاب کنید تا وارد حساب کاربری نشوید.

فعال سازی دسترسی رایگان

پس از انتخاب گزینه Skip for now، وارد یک صفحه جدید می‌شوید که روی آن این عبارت ظاهر می‌شود: “Welcome to free Word, Excel and PowerPoint“. پس از نمایش این پیام، کافی است روی “Continue for free” کلیک کنید تا به نسخه آفیس قانونی و رایگان مایکروسافت دسترسی داشته باشید.

ذخیره فایل‌ها در OneDrive

متاسفانه مایکروسافت برای نصب رایگان آفیس اورجینال محدودیت‌هایی قرار داده است. یکی از این محدودیت‌ها این است که همه فایل‌های شما باید روی فضای ابری OneDrive ذخیره شوند. در ادامه فرایند فعال سازی، یک صفحه دیگر ظاهر می‌شود که گزینه Save to OneDrive را به شما پیشنهاد می‌کند که برای استفاده از آفیس اورجینال رایگان باید این گزینه را انتخاب کنید.

نکته مهمی که باید بدانید این است که فضای OneDrive که در دسترس شما قرار می‌گیرد تنها 5 گیگابایت است و برای حجم بیشتر باید اشتراک پولی OneDrive را خریداری کنید.

با وجود همه این محدودیت‌ها، اگر از آفیس تنها برای کارهای روزمره و ساده استفاده می‌کنید، این نسخه می‌تواند گزینه خوبی برای شما باشد.

در همین رابطه بخوانید:

– مایکروسافت بی سر و صدا نسخه رایگان و دارای تبلیغات آفیس را منتشر کرد

محدودیت‌های نسخه رایگان Microsoft 365

با اینکه مایکروسافت تلاش کرده تا با ارائه این نسخه کاربران را از خرید اشتراک پولی بی نیاز کند، اما این نسخه محدودیت‌هایی دارد که تا حدی روی تجربه کاربری تاثیر می‌گذارد. در ادامه بیشتر در مورد این محدودیت‌ها و نکات کلیدی استفاده از Office قانونی صحبت می‌کنیم.

الزام به ذخیره سازی آنلاین در OneDrive

همانطور که اشاره کردیم، یکی از مهم‌ترین محدودیت‌های استفاده از آفیس اورجینال رایگان، اجبار به ذخیره‌سازی فایل‌ها در فضای ابری OneDrive است. یعنی برخلاف نسخه پولی که می‌توانستید فایل‌ها را روی کامپیوتر خود ذخیره کنید، در این نسخه حتما باید از فضای ابری کمک بگیرید.

شاید در نگاه اول بگویید که خیلی هم محدودیت مهمی نیست، اما مشکل اینجاست که تنها 5 گیگابایت فضای ابری رایگان در اختیار دارید و اگر روی OneDrive عکس، ویدیو یا فایل‌های دیگر هم داشته باشید، فضای شما خیلی زود پر خواهد شد. از طرف دیگر برای افزایش این فضای ذخیره‌سازی نیز باید اشتراک پولی OneDrive را بخرید که با این کار عملا رایگان بودن نسخه آفیس بی معنی می‌شود.

البته راه حل‌هایی برای رفع این محدودیت و استفاده از آفیس اورجینال رایگان و امکانات آن وجود دارد، توصیه می‌کنیم فایل‌های غیر ضروری را از فضای OneDrive حذف کنید و به سراغ جایگزین‌های دیگر مانند Google Docs بروید. با این کار شاید بیشتر بتوانید از نسخه غیرپولی مایکروسافت استفاده کنید.

حذف بسیاری از قابلیت‌های پیشرفته

با وجود اینکه نسخه آفیس قانونی رایگان برای کارهای ساده مناسب است، اما بسیاری از ویژگی‌های حرفه‌ای در این نسخه غیرفعال شده‌اند:

• در Word دیگر نمی‌توانید از فاصله‌گذاری خطوط، جدول‌های پیچیده و تنظیمات حرفه‌ای متن استفاده کنید.
• در Excel هم نمی‌توانید از Pivot Table، فرمول‌های شرطی، رنگ‌بندی پیشرفته و محاسبات پیچیده استفاده کنید.
• در PowerPoint دسترسی به SmartArt، چارت‌های حرفه‌ای، تغییر پس زمینه و آیکون‌های گرافیکی حذف شده‌اند.

همچنین افزونه‌ها یا همان Add-ins که بسیاری از کاربران حرفه‌ای از آن استفاده می‌کنند، در این نسخه فعال نیست.

تبلیغات آزاردهنده در محیط برنامه

مایکروسافت به دلیل رایگان کردن این نسخه، تبلیغات زیادی را در محیط برنامه اضافه کرده است. یک نوار تبلیغاتی همیشه در محیط برنامه نمایش داده می‌شود و قابل حذف نیست و همچنین هر چند ساعت یک بار ویدیوهاهی تبلیغاتی پخش می‌شود که مایکروسافت می‌خواهد به کمک آن‌ها کاربران را به خرید نسخه پولی ترغیب کند.

این نسخه فقط برای ویندوز عرضه شده است

اگر کاربر macOS باشید، متاسفانه نمی‌توانید از استفاده از آفیس قانونی رایگان استفاده کنید. مایکروسافت این نسخه را فقط برای کاربران ویندوز ارائه کرده و کاربران مک باید نسخه پولی آفیس را خریداری کنند.

البته به جای نصب رایگان آفیس اصلی، می‌توانید از مجموعه iWork که روی macOs به صورت رایگان در دسترس است استفاده کنید یا به سراغ Google Docs بروید که نیازی به نصب ندارد و روی همه سیستم‌ها هم اجرا می‌شود.

مزایای استفاده از آفیس رایگان

– مایکروسافت با افزونه جدید Office Online، مجموعه آفیس را به مرورگر Edge می‌آورد

جمع‌بندی: آیا نسخه رایگان آفیس انتخاب مناسبی است؟

سوالات متداول

نصب و راه‌اندازی آفیس قانونی روی هر دستگاهی که نسخه ویندوز روی آن نصب باشد و به اینترنت هم متصل باشد ممکن است. اما برای استفاده از نسخه رایگان آفیس مایکروسافت در دستگاه‌های دیگر می‌توانید از آفیس آنلاین و امکانات آن یا همان Office Online استفاده کنید. این نسخه تحت وب به شما این امکان را می‌دهد که بدون نیاز به نصب نرم افزار، از طریق مرورگر به برنامه‌های Word،  Excel و PowerPoint دسترسی پیدا کنید.

برای دستگاه‌های اندروید و iOS نیز برنامه‌های آفیس رایگان است و می‌توانید با مراجعه به گوگل پلی یا اپ استور این برنامه‌ها را نصب کنید.